GCmaeda 
企業では「商品を販売した」「材料を仕入れた」「給与を支払った」といったように、お金や物の出入りが常に発生しています。お金や物の出入り自体のことを「取引」と言い、会社を経営していると日々さまざまな取引が行われます。これらのお金や物の動きを記録することを簿記と言います。簿記は、経理の仕事の中でも基本となるものであり、さらにその中で要となるのが「仕訳」です。この記事では経理の仕事の要である仕訳について、ルールやポイント、よく使われる「勘定科目」について詳しく解説していきます。
仕訳とは？
仕訳とは、簿記上の取引の内容を分類して、仕訳帳等に記入することを言います。仕訳をする目的は、「貸借対照表」や「損益計算書」などを作成するためであり、税務申告をする上で必要不可欠な準備になります。具体的な作業としては、取引の内容を帳簿や仕訳帳の伝票の左右に「借方」と「貸方」で分類し、「勘定科目」を指定し金額を記入します。記入する際は原則として「借方」は左側、「貸方」が右側になります。借方には「資産の増加や費用の発生」の内容を、貸方には「負債や純資産の増加、収益の発生」の内容をそれぞれ記載します。
「貸借対照表」や「損益計算書」についてはこちらの記事もぜひ併せてご覧ください。
⇒貸借対照表の見方が３分でわかる！
⇒決算とは？１期目の社長が知るべき基礎知識
勘定科目とは
仕訳と密接な関わりを持つのが、「勘定科目」です。勘定科目とは、会社の取引による資産・負債・資本の増減、および費用・収益の発生について、わかりやすく記録するために必要な分類項目の総称です。
あまり簿記に馴染みがなかった方でも、お小遣い帳や家計簿をつけた経験があるという方は、少なくないのではないでしょうか。今ではさまざまな家計簿アプリもあるため、それらを使って「食費」や「日用品費」などの項目を目にする機会もあるでしょう。何のためにそのような項目があるかといえば、家計において「何に、いくら使ったのか」をわかりやすくするためです。
同様に会社の会計も勘定科目を使うことで、現金がどのように入ってきたのか、またどのような理由で現金が出ていったのかなどをわかりやすく分別できます。勘定科目とは、「お金の流れを理解しやすくするためのタグ付け」と言っても良いでしょう。
勘定科目は何のために必要？
前述したように、勘定科目は誰が帳簿を見ても、「何に、どのくらい費用がかかったのか」を一目で理解しやすくするためのものです。勘定科目に沿った会計管理をすることで、「無駄な費用はないか」「どの程度の収入が見込めるのか」など、経費の流れを把握しやすくなります。
また、あらかじめ勘定科目を設定しておくことで、誰が帳簿に取引を記載したとしても同じように分類できます。途中で経理担当者が変わったとしても、帳簿の内容が混乱してしまうことを防ぐ役割も果たしています。
決算時には、企業は株主や債権者、税務署といった外部に対して経営状況を開示する必要があります。その際に必要である財務諸表では、適切な勘定科目を用いてお金の出入りが振り分けられていなければなりません。適当に経費を振り分けている場合、第三者に対して事業の経営状況を正確に伝えられなくなります。勘定科目を正しく理解して作成されていない、書類は信頼性に欠けてしまうことを念頭においておきましょう。
勘定科目は税金を計上する上でも必須になります。勘定科目には税金に関わる科目や、課税の対象となる科目が存在します。適切な納税額を把握するためにも、勘定科目が必要となるのです。
おもな勘定科目について
勘定科目は、大きく「資産」「負債」「純資産」「収益」「費用」といった5つのグループに分けられます。これらの項目は、決算の必要書類である「貸借対照表」と「損益計算書」と連動しています。貸借対照表は、会社の現時点での財務状態を把握するための書類です。会社が持っている「資産」と、支払う義務がある「負債」、そして資産から負債を差し引いて残る「純資産」を記載します。一方、損益計算書に記載するのは、売上などの「収益」と収益を得るための「費用」です。
勘定科目の具体的な内容について、使用頻度の高い勘定科目にしぼって確認していきます。
資産
資産に分類されるのは、現金、商品、土地、建物、権利など、会社が所有している財産などです。
| 流動資産 | |
|---|---|
| 現金 | 会社にある現金や、通貨に換えられる通貨代用証券（郵便小為替、他人振出小切手、配当金領収書）などに使用します。 |
| 預金 | 普通預金、定期預金、当座預金などがあります。 |
| 現金過不足 | 現金について、帳簿の残高と実際の残高が一致しなかったとき、一時的に処理するための勘定科目です。残高が合わない原因が判明した場合は、速やかに正しい勘定科目に修正します。 |
| 売掛金 | 売上金の未収入分がある際に使用します。 |
| 手形 | 約束手形や為替手形などの手形債権に使用します。 |
| 棚卸資産 | 販売目的の商品や原材料などがある際に使用します。 |
| 固定資産 | |
|---|---|
| 建物 | 企業の所有する建物の価格です。 |
| 機械装置 | 企業の所有する機械や事業用装置の価格です。 |
| 車両運搬具 | 企業の所有する自動車などの価格です。 |
| 土地 | 企業の所有する土地の取得原価（取得時の価格）です。 |
負債
負債に分類されるのは、買掛金や借入金など、返済の義務がある現金や物になります。
| 流動負債 | |
| 買掛金 | 仕入れにおいて商品や材料などを受領し、代金が未払いのものに使用します。 |
| 支払手形 | 商品や材料などを手形で購入した場合に使用します。 |
| 未払金 | 有価証券や固定資産など、商品以外のものを仕入れた場合に使用します。 |
| 固定負債 | |
| 借入金 | 銀行などから借入れた資金を処理するための勘定科目です。決算日の翌日から起算して1年を超える場合に使用する「長期借入金」と、1年以内の場合に使用する「短期借入金」があります。 |
純資産
純資産に分類されるのは、資本金など、事業の元手になる資金です。
| 資本金 | 会社設立時や株式購入時に、株主によって払い込まれる資金です。 |
| 繰越私益剰余金 | 株主への配当や資金の積立などを除き、前期から繰越された利益を当期の利益に加えた金額のことです。 |
収益
収益に分類されるのは、主に事業による売上になります。
| 売上高 | 売上は、商品や製品、サービスの提供などによって得た収益や収入に使用します。 |
| 受取利息 | 普通預金や定期預金をはじめとする預金利息や、貸付金の利子・利息などに使用します。 |
| 雑収入 | 会社の主な事業から得た収益以外で、他の勘定科目にあてはまらない収益を処理するための勘定科目です。 |
費用
費用に分類されるのは、仕入高や外注費など、事業を行うために使った金額です。
| 売上原価 | |
| 仕入高 | 販売目的で購入した商品や製品の購入額に使用します。 |
| 販売管理費 | |
| 給料手当 | 労働の対価として従業員に支払われる基本給、諸手当、残業代などに使用します。 |
| 役員報酬 | 取締役、監査役、理事、監査役など、従業員以外の職務に対価として支払う報酬です。 |
| 外注費 | 社内の業務を外部の業者や個人に委託したり、人材派遣を依頼したりした際に発生する費用です。 |
| 広告宣伝費 | 商品やサービスなどの販売促進を目的として、不特定多数の人に対して宣伝を行うために使用した費用です。パンフレットやチラシなどの作成、広告掲載費などが該当します。 |
| 旅費交通費 | 業務上必要な移動などにかかる旅費や交通費です。 |
| 交際費 | 取引先や事業の関係者に対する接待や、お中元・お歳暮などを贈った際に発生する費用です。取引先の担当者のお葬式に参列した際に持っていく香典なども交際費に当たります。 |
| 地代家賃 | 事務所や店舗、社宅などを借りている場合の、家賃や共益費、月極駐車場の使用料やその他の土地の使用料です。 |
| 水道光熱費 | 電気代、水道代、ガス代です。 |
| 福利厚生費 | 社員の健康診断の費用や慶弔費、社内レクリエーションなどにかかった費用を指します。 |
| 消耗品費 | 消耗品や少額減価償却資産で、耐用年数が1年未満のものや取得価額が10万円または30万円未満のものに支出した費用です。 |
| 事務用品費 | ペンなどの筆記用具、ノートやファイルといった文房具等を購入した際にかかった費用です。事務用品の購入頻度が低い場合は消耗品費でまとめます。 |
| 通信費 | 社内の固定電話や携帯電話、インターネット通信料などにかかる費用です。 |
ここに紹介したものは代表的な勘定科目になります。業種などによっても、よく使われる勘定科目は若干変わってくるため、これだけ覚えておけば大丈夫というわけではありませんが、どのような職種でも使用する機会が多い科目であると言えるでしょう。
仕訳のポイント
仕訳では押さえるべきポイントはたくさんありますが、特に以下の3つが重要になります。
必ず2つ以上の勘定科目が関わる
仕訳では、取引を借方と貸方に分けて仕訳帳に記帳します。先述した「資産・負債・純資産・収益・費用」の5つの取引を、借方と貸方の2つの視点から見ることで、何が増えて何が減ったのかを把握するためです。
例えば、現金100万円の入金があった場合、「現金が100万円増えた」という記録だけでは、なぜ100万円が増えたのかが不明なため不十分です。100万円の売上なのか、銀行からの融資なのかなど、どのような理由で現金が100万円増えたのかを記録しなければなりません。この場合、現金で商品を販売したのであれば、借方に「現金100万円」、貸方に「売上100万円」と記録します。これが銀行からの融資ならば、貸方が「借入金100万円」になります。
つまり、仕訳では借方と貸方のそれぞれに1つ以上の勘定科目が必要になるため、仕訳を行うと必ず2つ以上の勘定科目が必要になります。
なぜ、必要な勘定科目が2つではなく「2つ以上」なのかというと、例えば事務所の家賃を支払う場合、仕訳は以下のように記載することもあります。
| 借 方 | 貸 方 |
| 地代家賃 100,000 水道光熱費 10,000 | 未払費用 110,000 |
他にも振込をする際に実際の費用に加え、振込手数料がかかった場合など、「▲▲費○円、支払手数料○円」など、2つの勘定科目を使用することもあります。借方が1つ、貸方が1つの仕訳を単一仕訳と言うのに対し、このような仕訳を複合仕訳と言います。実際のお金の流れを正しく記録するためには、必ずしも常に単一仕訳になるわけではなく、複合仕訳の方が適していることもあると言うことを、頭に入れておきましょう。
ルールを理解・暗記する
2つ以上の勘定科目を用い、取引を借方（左側）と貸方（右側）に分類することが仕訳です。初めのうちは何を借方に分類し、何を貸方に入れればいいか迷うと思います。以下のルールを暗記してしまえば、簡単に分類できるようになります。
| 取引 | 増えたとき | 減ったとき |
|---|---|---|
| 資産 | 借方 | 貸方 |
| 負債 | 貸方 | 借方 |
| 純資産 | 貸方 | 借方 |
| 収益 | 貸方 | 借方 |
| 費用 | 借方 | 貸方 |
全て覚えるのは大変という場合には、「増えたとき」か「減ったとき」のどちらか一方だけを覚えるだけ覚えると良いでしょう。借方と貸方はセットのため、どちらかがわかれば自動的にもう一方はその逆ということになります。
可能であれば、利用する勘定科目も暗記すると業務がスムーズになります。あくまで覚えた方が楽という意味合いであり、やりながら覚えていく部分でもあるので、無理して丸暗記する必要はありません。ルールを正しく理解することが重要です。
自社で使用する勘定科目を確認する
勘定科目は5つの取引グループをさらに細かく分けたものであり、決算書で大切になるのは5つの取引です。つまり、勘定科目自体は会社内で内容が把握できれば良いため、法律などによって正式に定められているわけでありません。そのため、企業によって多少名前が異なる場合があります。簿記の試験のために覚えた勘定科目や、転職した場合には前職の企業で覚えた勘定科目をそのまま使用すると、内容に食い違いが発生してしまうかもしれません。仕訳する前に、必ず自社で使用する勘定科目を確認しましょう。
勘定科目を分類する際の注意点
勘定科目を分類する際には、次の3つの点に注意する必要があります。
勘定科目は自由に設定できる
先述したように勘定科目は法律で決まっているものではありません。そのため、社内で自由に設定したり、個人で作ったりすることも可能です。特殊な経費を支払った場合には、企業で独自に作成した勘定科目を使用できます。
既存の勘定科目に適当なものがない場合には「雑費」という勘定科目で処理します。しかし、あまりに雑費が多いと内容がわかりにくくなるため、ある程度詳細がわかるような勘定科目を設定した方が良いでしょう。その際には、株主や債権者、取引先などの利害関係者や金融機関に正しく内容を理解してもらうために、世間に広く浸透している勘定科目を使用しましょう。
取引の5グループである「資産、負債、純資産、費用、収益」それぞれで、使用する勘定科目は異なります。そのため勘定科目の種類は多く、使用用途や意味合いがわからず混乱してしまうこともあり得ます。「どの勘定科目に分類するべきか」で悩んだ場合には、貸借対照表もしくは損益計算書のいずれかの項目に分類されるということを思い出し、該当する勘定科目を決めてみると良いかもしれません。
誰にでもわかる一般的な勘定科目を使用する
勘定科目の名前は企業のルールや会計ソフトによって異なるケースがあります。勘定科目は、外部の投資家や債権者、税務署の職員など誰が見ても取引の内容がわかる記録になっていなければなりません。仕訳帳や総勘定元帳を手書きする場合でも、書くのが面倒だからと、勝手に勘定科目を略するようなことはしてはいけません。
勘定科目を使用する際には、できるだけ会計ソフトや決算書で使用されている、一般的な勘定科目を選ぶようにしましょう。
設定した勘定科目を使い続ける
一度設定した勘定科目は、経費の動きを正確に把握する上で、変更せずに継続して使い続けることが大切です。
例えば、社用車のガソリン代を「旅費交通費」で処理するのか、「消耗品費」で処理するのかです。会社や業種、金額の大小などによって「車両費」や「燃料費」という勘定科目を使う場合もあるでしょう。ガソリン代に関して、「必ずこの勘定科目を使わなければならない」と言う決まりはありません。そのため、会社にとってわかりやすく、管理しやすい勘定科目を使用して構いません。
重要なのは、一度どの勘定科目を使うのか分類を決めたら、以降は常に同じように分類することです。最初は旅費交通費にしていたのに、途中からは燃料費にした、などということがあると正確な金額が判別できなくなるため注意しましょう。
なお、取引状況や業態に変更があった場合には、勘定科目の見直しを行うことが可能です。
まとめ
仕訳や勘定科目について解説してきましたが、勘定科目を決める作業を煩雑に感じる方もいるかもしれません。ですが、ルールさえ覚えてしまえば、それほど難しいことではありません。
とは言え、小規模事業者の場合、事業活動と並行して会計処理の知識を新たに身につけたり、正確な仕訳作業を行ったりすることは大変な労力になります。仕訳や勘定科目で迷うのであれば、会計や簿記の知識がなくても、直感的に操作が可能なクラウド会計ソフトをオススメします。会計ソフトを利用すれば、一般的な勘定科目が最初から登録されているため、ある程度はその中から選択するだけで済みます。取引内容をきちんと把握し、会社の資金や経営状況を正しく把握するためにも、適切な勘定科目を使用するようにしましょう。
freee、マネーフォワードクラウド、弥生会計などのクラウド会計ソフトを利用する場合、決算は法人決算オンラインにお任せください。小規模事業の経営者や経理初心者にとっては、決算は煩雑でかなりの時間をとられる作業になります。
法人決算オンラインは、クラウド会計専門のオンライン決算代行サービスです。税理士が開発したプログラムのため、税理士に頼む時のように節税に関する対策もしっかりと行っており、安心して依頼できます。法人決算オンラインは、「必要な分だけ、最小の料金で。」という理念のもと、最小の料金設定でスモールビジネスを応援しています。